技术管理手记（三）
作者：程序员罗尼 ｜ 发布：2022-05-08 ｜ 原文：https://mp.weixin.qq.com/s/4d30TStDssXuU9q8iHuU2w
第三周（5 月 2 号 - 5 月 8 号）赶上了五一假期，2 号到 4 号中国同事都不上班，5 号又是韩国的假期，而且大部分韩国同事都选择在 6 号休假，以便凑个四天小长假，所以事情没有前两周那么多。
上周说到需要想办法提高一下会议的效率，后来便去找到了冯唐的《冯唐成事心法》这本书，在里面找到了讲怎么开会的那一章。在这里简要复述一下他的建议，其中也有我自己的一些评论和建议，不做特殊区分了。
我们可以把会议分为三个阶段：会前，会中，会后。
会前：不开无准备的会
一、会前做好五个"W"
- What：开会的主要内容是什么，目的是什么。
- When：何时开会，要精确到分钟。
- Who：谁来开会，谁做主持，谁做发言，谁做记录，每个人来做什么，通知到每个人。
- Where：何地开会，如果通过 zoom 等线上工具，一定要设置好链接。
- Why：为什么开会。把会议目的讲清楚，让大家了解此事，才会对此事有动力，开会效果才会好。
二、会议材料提前一天发到参会人手上
除非是头脑风暴会，否则给大家二十四小时的时间来消化会议内容。
现在一般都是通过日程软件来约会了，建议把相关材料都加到会议邀请里面。
三、会议主讲人会前做好演讲准备
如果你想被大家了解，想获得更多的机会，在会前做好演讲准备，是最快的捷径。不要浪费任何一个能在大家面前发言的机会。多花时间润色自己的发言，通过金字塔原理好好地组织自己的发言。通过这几分钟给别人留下表达清晰、思维缜密的印象，你将来就会有更多的机会。
四、会议细节提前两三个小时再发一遍
现在每个人的邮件都太多了，提前再发一下，省去别人再去翻记录寻找的麻烦。
以上是会前的一些准备，能做到这样，你已经成功了一半。
会中：不结束没结论的会
一、到场必须准时
不能准时的人控制不了自己的时间，控制不了自己时间的人，也就是控制不了自己生命的人。
二、严肃、正式的会，最好有一个主持人
主持人是控局的人，这个人要把整个流程管理好，什么时间讨论什么事情，还有就是解决问题。有些人是光管时间，没意识到时间是用来解决问题的。一个好的主持人，能一步一步地解决一个个不成形的问题，到最后让大家达成共识。
本书对于主持人的责任也给了很好的建议，可以单写一篇进行学习了。
三、发言人遵循两个最重要的原则：守时和金字塔原则
给你十分钟就说十分钟，不要讲得太长，讲得长就是占用别人的时间。想守时又想把东西说明白，要苦练"金字塔原则"：不重不漏，你说的几个点，要基本上覆盖所需要说的全貌，同时又彼此没有重复。用普通的中文表达，就是一个中心、三五个基本点，说完了就可以了。
四、参会人有反对的责任
公司给你工资，给你时间，让你参加一个会议，不是让你去喝水的，不是让你在笔记本上练硬笔书法的。你要听大家的发言，一旦有任何意见，哪怕你是最小的职员，也有反对的责任。
这一点再怎么强调都不过分。因为往往参会的初级管理人员、初级工作人员，对一线的信息收集最全、最敏感，可能最没有成见，又是最没有利益冲突的人。他如果看出一个问题，产生了反对情绪和反对意见，这时候不说，对于整件事可能有非常大的风险。会议定了决策之后再翻盘是一个很费事的工作。在定决策之前，如果有人有反对意见，你能鼓励他说出来，对整个风险控制是一个极大的帮助。
五、最好有一个书面会议纪要，哪怕很简单
这样大家不会逼着彼此去想会议上讲了什么，最后做了什么决策。因为人是有弱点的，有时候只想听自己喜欢听的，只想记自己想记的。如果我们对当时的情景产生罗生门一般的状态，大家想的都不一样，听的都不一样，记的都不一样，怎么办？这时候如果有一页会议纪要，重新看一眼，问题就解决了。
可见会中还是有很多事情要做的。
会后：不允许不落实的会
做了会议准备，好好开了个会，并不代表就结束了。离开会议室，只是这个会议效果的开始。会后要做到两点：一个是 Follow through，一个是 Feedback。
一、Follow through，督促执行
有可能是主持人做这个工作，有可能是一把手做这个工作，有可能是记录人做这个工作。这就是会议做的决策：谁，什么时候，干什么，递交什么东西，得有人去盯着。要隔三岔五看这件事做到什么程度了，又发生了什么新的情况。
二、Feedback，结果反馈
具体执行的人有义务跟相关领导反馈：上次开的会做了什么决策，让他做什么事情，他去做了，结果发生了什么。如果需要，再召集一次会议；如果不需要，也要告诉相关的领导，事情怎么样了。千万不能有"拖拖就过去了"的心态，害人害己。
我的实践
上面就是书中谈到的如何开会的方法。我根据这个方法在 OneNote 中做了一个会议模板，模板里记录了会前、会中、会后要注意的关键点。这样在下一次开会的时候，直接根据模板新建一条笔记就好了，既能提醒自己需要做哪些事情，又可以顺便记录会议纪要。
截个图分享一下：
本周值得一说的事情就是这个了。
（完）